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Organiser un concert : mode d'emploi


Bien planifier un concert, c’est respecter un calendrier préalable précis. À côté des étapes incontournables comme la location de la salle et la construction d’un budget prévisionnel, la réussite du projet tient aussi à des petits « plus » qui feront la différence le jour J. En résumé, planifier un concert nécessite un bon tempo.

Voici une checklist des étapes inévitables de l'organisation d'un concert.


1 AN A 6 MOIS AVANT LA DATE DU CONCERT

Quel type de concert souhaitez-vous organiser ? Un concert de musique classique, ou bien de rap ou de rock’n’roll ? Souhaitez-vous y convier un public restreint ou organiser un événement de grande ampleur ? Souhaitez cibler votre public -âge, sexe, style de musique(s) souhaitée(s)- ou au contraire privilégier un public hétéroclite ?

Les réponses à ces questions vous permettront de déterminer plus facilement le lieu adéquat pour organiser l’événement. Une fois ces questions définies, vous pouvez passer à l’étape du choix de la salle.  Après une phase de prospection et une première pré-sélection, vous portez votre regard sur différents lieux ou salles potentiels. Si vous souhaitez retenir un lieu très demandé, il sera alors indispensable de le réserver le plus longtemps possible à l’avance.

Vérifiez ensuite si le lieu envisagé répond à certains critères :

  • un nombre de places proche du nombre de spectateurs attendus,
  • la présence d’infrastructures indispensables comme les toilettes du public,
  • l’état général et la qualité de la scène,
  • la présence d’une buvette, d’un vestiaire,
  • des loges d’artistes et leur niveau de qualité,
  • des normes de sécurité satisfaisantes,
  • l’état des infrastructures techniques type lumière, puissance sonore et électrique, l’existence d’un local de régie technique,
  • un personnel rattaché à la salle et compris dans la location de celle-ci (régie technique, ingénieur son, cameraman) ou la nécessité d’embaucher ce type de profils.

Il vous faut ensuite obtenir des autorisations administratives. Vous devez d’abord faire une déclaration du spectacle à la mairie de la commune où se situe la salle de concert. L’autorisation est généralement accordée si le spectacle n’est pas susceptible de porter atteinte à l’ordre public. Dans le cas contraire, le maire, voire le préfet, peuvent interdire la manifestation.

Ensuite, il vous faut déclarer les artistes rémunérés prenant part à votre événement auprès de la préfecture du lieu du concert.

Enfin, si vous souhaitez communiquer sur le domaine public (affiches, tracts, haut-parleurs), vous devrez obtenir un arrêté municipal au préalable.


6 MOIS AVANT LE CONCERT

Vous devez établir votre budget prévisionnel afin de faire face aux dépenses occasionnées par le concert.

Les principaux postes de dépenses seront les coûts de production, le contrat d’engagement des musiciens, le coût de la location de la salle de concert, l’embauche du personnel de sécurité, les droits à acquitter à la SACEM si les artistes sont rémunérés, le budget communication, le coût de l’assurance du spectacle, les frais de transport et de logement.

Les dépenses permettront d’ajuster des sources de recettes en conséquence : le prix des billets pour le concert, le prix des espaces publicitaires et les prestations annexes (nourriture, produits dérivés, etc.).

Vous devez également réfléchir aux différents canaux de distribution des billets pour le concert (billetteries classiques, Internet ou directement sur place le jour du concert);

Ultime recommandation lors de cette étape : réalisez votre plan de communication. Ce dernier précisera le détail du choix des supports de communication et des lieux d’affichage choisis pour promouvoir l’événement (par voie d’affichage, via certains médias, etc.). Il détaillera également la stratégie digitale définie pour l’événement.


3 MOIS AVANT LE CONCERT

D’abord, reconfirmez la location de la salle. Puis lancez votre plan de communication.

Après une sélection des médias susceptibles de relayer votre événement, envoyez leur votre communiqué de presse (n’oubliez pas de l’adresser aussi aux sponsors et partenaires de l’événement).

Mettez en vente des billets par Internet et dans les points de vente préalablement sélectionnés.


2 MOIS AVANT LE CONCERT

Vérifiez que tous les fournisseurs confirment leur disponibilité pour le jour J : sécurité, prestataires alimentaires, organisateurs, personnel technique. À défaut, il est encore temps de procéder à certains remplacements ou ajustements.


1 MOIS AVANT LE CONCERT

Vérifiez que vous avez bien réceptionné les différents contrats signés de vos différents partenaires.

Il est également primordial d’établir un planning avec le tourneur (horaires d’arrivée du matériel des musiciens, horaire d’arrivée et de départ des musiciens, leurs modalités de logement, limites techniques de la salle, configuration technique de la salle, etc.).


DANS LES 30 JOURS AVANT LE CONCERT

Confirmez les billets de transport des artistes et les réservations pour leur hébergement éventuel.

Si les artistes sont rémunérés, déclarez préalablement leurs recettes à la SACEM : faites la déclaration SACEM pour l’utilisation des œuvres de l’esprit et le calcul de la répartition des droits d’auteurs au moins 15 jours avant la date du concert. Il existe une déclaration simplifiée quand le prix d’entrée ou de la consommation la plus vendue et inférieur ou égal à 20 € et le budget des dépenses de la manifestation est inférieur ou égal à 3000€ TTC).

Vous devez confirmer le planning avec le tourneur, afin de valider avec ce dernier que la venue des artistes se déroulera comme convenu. En cas d’imprévu, il est encore temps de modifier ce planning.

Afin d’optimiser la logistique du concert, vous devez accomplir plusieurs tâches. D’abord, réceptionner le matériel nécessaire (technique, décors, stands extérieurs, etc.). Vous devez ensuite vérifier les badges des personnes autorisées à circuler dans l’enceinte de l’événement. Imprimez aussi une liste de tous les contacts à distribuer aux multiples intervenants pour faciliter la « joignabilité » de chacun.

C’est également à cette période que vous saurez si les ventes de billets fonctionnent : analysez alors ces ventes pour ajuster le prix des invendus si nécessaire.

Enfin, procédez à une ultime « piqure de rappel » des médias.


1 OU 2 JOURS AVANT LE CONCERT

Confirmez la venue de chaque membre du personnel. En cas de désistement, il est toujours possible de se tourner rapidement vers des agences de recrutement spécialisées dans les corps de métiers recherchés ou des agences de travail temporaire.

Munissez-vous d’un fond de caisse suffisant si un achat des billets sur le lieu du concert est prévu.

Enfin, achetez des bouteilles d’eau pour les musiciens et le personnel.


LA VEILLE DU CONCERT

Tout est déjà en place pour le concert. Une ultime tâche vous attend : réceptionner la nourriture et les boissons et les stocker dans un endroit frais.

Vérifiez aussi que les portables et les talkies-walkies sont suffisamment chargés. À défaut, cet oubli peut perturber passablement les interactions du personnel et donc le déroulement global du concert.


APRÈS LE CONCERT

Vous devez superviser le nettoyage et le bon démontage des installations techniques.

Organiser un concert n’est pas l’affaire d’une seule personne. Ainsi, dès le concert achevé, il est temps de remercier et gratifier les protagonistes de cet événement. D’abord rémunérez le personnel, les artistes et réglez les droits SACEM sous 10 jours après la date du concert (sous peine d’amende). Remerciez également toutes les personnes et institutions ayant contribué à rendre l’événement possible (y compris les autorités administratives et les bénévoles).

Enfin, réalisez une revue de presse en cas de retombées médiatiques et envoyez-la à vos partenaires et aux musiciens.


Photo de couverture : Kmeron
Auteur : Edouard Teulières