Bien réussir un événement implique de construire un budget cohérent. Un budget bien construit permet d’organiser l’événement plus efficacement et évite les mauvaises surprises budgétaires. Quelles sont les étapes pour monter le budget d’un événement ? Voyage au coeur des dépenses et des recettes d’un événement.
#1 Déterminer un responsable du budget
Monter un budget cohérent fait intervenir de multiples interlocuteurs. Déterminer un responsable du budget permettra aux différents acteurs de l’événement d’avoir un seul et même coordinateur, un gage de rapidité et d’efficacité dans la prise de décisions.
#2 Déterminer le montant de l’amortissement et la marge espérée
Caméras, luminaires, imprimantes… Le matériel utilisé pour un événement perd de la valeur ou devient obsolète. Le budget doit donc prévoir les sommes nécessaires à son remplacement (voire correspondant au remboursement d’un emprunt bancaire ou obligataire relatif à son acquisition). L’administration fiscale n’autorise pas la déduction des amortissements de biens d’entreprise considérés comme somptuaires. La marge espérée constitue le point primordial du budget d’un événement, car cet indicateur détermine si l’événement est rentable. Il est donc important de l’évaluer.
#3 Calculer les coûts du personnel de production
Le budget doit prendre en compte la rémunération du personnel mobilisé dans le cadre de l’événement. Ce qui implique également de calculer le temps passé incluant un temps de travail avant et après l’événement, comme le montage et le démontage des installations, les allocations de kilométrage, les frais de déplacement pour visiter des sites, ou le coût du personnel et des intervenants en production.
#4 Calculer le montant des dépenses matérielles, techniques ou d’aménagement du site, les frais de régie et les frais liés à la logistique des invités
Les frais relatifs aux dépenses matérielles comprennent la location d’espaces ou de salles, leurs frais d’aménagement et les frais de régie. Les frais liés au site et à son aménagement varieront en fonction de la difficulté d’installation du site : aménager un théâtre sera moins onéreux qu’aménager un champ isolé.
Les frais liés à la logistique invités doivent comprendre la plateforme d’inscription, les badges, mais aussi les services de voiture, d’hôtel et de restaurant. Ces derniers devront être correctement évalués pour établir un budget fiable.
#5 Déterminer l’enveloppe dédiée au montant des dépenses des contenus artistiques, des animations réelles et cachées et des droits d’auteurs
Il s’agit d’abord du coût de l’animation d’une soirée (cachet des artistes, d’un maître de cérémonie, d’un groupe musical). Ensuite, des frais liés aux locations pour l’audiovisuel (système de son, projecteurs, écrans, éclairage, webdiffusion, webconférences, électricité…). Le budget doit également prévoir une enveloppe pour régler les droits d’auteurs (Sacem, Sacd, etc) correspondant aux œuvres diffusées pendant l’événement (perception sur les recettes ou le prix de vente hors TVA des places, contribution diffuseur Agessa, etc). La mise en scène et la musique de scène originale doivent également faire l’objet d’un règlement de droits d’auteurs.
#6 Calculer le budget communication
Le budget communication peut impliquer différents postes de dépenses :
#7 Provisionner une enveloppe sûreté et sécurité et une assurance responsabilité civile et dommages matériels
Le budget doit prévoir au minimum la souscription d’une assurance responsabilité civile et dommages matériels. Mais si d’autres risques sont prévisibles, il est préférable de les envisager pour réévaluer le prix de la prime d’assurance et l’inclure dans les dépenses du budget. Par exemple, des risques d’annulation à cause des conditions météorologiques si l’événement a lieu en plein air.
Le coût de la sûreté et de la sécurité des biens et des personnes doit être également pris en compte. Les événements d’envergure nécessitent de grandes équipes et donc plusieurs opérateurs en charge des questions de sécurité et de sûreté : évaluer en temps utile ces besoins matériels et humains permettra de négocier au mieux ce type de prestations auprès des prestataires spécialisés.
#8 Évaluer les recettes générées par le mécénat, le sponsoring et les subventions publiques
Les mécènes, les sponsorings et les subventions publiques (locales ou nationales, en fonction de l’importance et de la nature de l’événement) génèrent des recettes potentielles. Toutefois, les subventions publiques sont une source de recettes plus aléatoires, car elles sont octroyées si l’événement possède une ou plusieurs vocations spécifiques. Par exemple un événement d’intérêt général, social, culturel, ou s’inscrivant dans une démarche éco-responsable.
#9 Évaluer les recettes générées par les droits d’entrée en fonction des dépenses et du public
Le prix des droits d’entrée doit couvrir les dépenses et permettre le cas échéant de réaliser un profit. Les droits d’entrée doivent aussi s’adapter au public. D’abord en ne proposant pas un prix trop élevé pour le public cible. Ensuite, en offrant différents degrés de prestation et donc une grille tarifaire variant en fonction des activités proposées (une entrée valable un seul jour ou sur plusieurs jours, un service de restauration inclus, etc).
#10 Évaluer les recettes générées par la location d’espace, les ventes de prestation, les produits dérivés et la régie publicitaire.
Certaines activités vont permettre de générer des recettes, lesquelles vont être évaluées en fonction du nombre de personnes attendues lors de l’événement :
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c’est super!sauf que vous n’avez pas fait mention de risque de perte sur le droit d’entrée.il se peut qu’on évalue ou soit faire un calcul exact sur les billet d’entrée miis il arriverait qi’il y ait moins ou des invendus de billet.