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Comment choisir le lieu de votre événement ?


Il existe autant d’événements que de lieux pouvant les accueillir. Si le thème de l’événement influence le lieu de son déroulement, quelques bons réflexes permettent aussi de choisir l’endroit le plus approprié possible. Lesquels ?


#1 Votre budget détermine le champ des possibilités

C'est évident, plus le budget alloué à la location d’un site sera important, plus grandes seront bien sûr les possibilités de trouver le lieu adéquat. Toutefois, petit budget ne signifie pas forcément petit événement : l’imagination est permise, surtout si elle est confiée à un professionnel de l’événement rompu à cette problématique.

Outre l’importance du budget, réfléchir suffisamment à l’avance au lieu permettra de le réserver en temps utile pour l’événement, surtout s’il s’agit d’un lieu demandé.

 

#2 Quel est le contexte économique général et celui de votre entreprise ?

Si le contexte économique général comme celui de l’entreprise s’avèrent moroses, choisir un lieu dispendieux pour organiser un événement aura des répercussions négatives, tant au niveau budgétaire que vis-à-vis de la perception de l’entreprise par le grand public (surtout si ces difficultés économiques sont notoires).

Choisir un lieu relativement opulent s’avère cohérent si l’entreprise entend marquer les esprits ou encore si ce lieu correspond à son image de marque.

 

 #3 Quel type d’événement souhaitez-vous organiser ?

Certains types d’événements vont permettre un large choix quant aux lieux pouvant les accueillir et une grande liberté dans leur déroulement, par exemple une convention ou un séminaire professionnel, une soirée festive ou une présentation produit.

En revanche, organiser une manifestation commerciale sur le domaine public nécessitera des autorisations administratives préalables.

Certaines activités envisagées peuvent poser des problèmes logistiques. Par exemple des projections visuelles dans un lieu inadapté aux régies techniques ou des team building orientés vers des activités sportives lointaines qui se préparent donc à l’avance.

Il est donc important de proposer un lieu adapté à l’événement et aux activités que vous souhaitez organiser.

 

 #4 Quel objectif et quel message souhaitez-vous faire passer ? 

Décalé ? Conventionnel ? Faire le buzz ? Prestigieux ?

Il sera difficile de créer la surprise dans un lieu banal ou éculé. S’il s’agit d’une « opération séduction » à destination de clients ou du public, un lieu prestigieux ou novateur sera vivement conseillé. Par ailleurs, choisir un lieu prestigieux ou non conventionnel attisera plus facilement la curiosité et fera parler directement de l’événement.

 

 #5 Le lieu auquel vous pensez est-il bien desservi ?

Un événement réussi s’organise dans un lieu accessible. D’abord pour la commodité de sa préparation. Ensuite, pour séduire plus facilement le public attendu s’il s’agit d’une manifestation commerciale ou si certains participants viennent de loin.

 

 #6 Quel est le nombre de participants et la durée de l’événement ?

Facteur déterminant du lieu retenu, un grand nombre de participants va éliminer naturellement certains lieux trop restreints ou aux normes sécuritaires inadaptées pour y organiser un événement d’envergure.

La durée de l’événement va également « éliminer » certains lieux n’offrant pas une possibilité d’hébergement satisfaisante dans leur enceinte ou à proximité.

 

#7 Quelles sont les possibilités d’hébergement si l’événement se déroule sur plusieurs jours ?

Si le nombre de participants prévu est élevé, les chaînes d’hôtels seront plus fonctionnelles. Inversement et si le budget le permet, un nombre restreint de participants permettra d’organiser des événements plus qualitatifs dans des endroits luxueux ou décalés, par exemple en pleine nature.

Des détails requièrent cependant une vigilance accrue :

  • Dans le cadre de cet hébergement, des fournisseurs « locaux » sont-ils imposés ?
  • Quelle est la politique de paiement (date et montant des dépôts, nuits gratuites, dates d’attrition et de relâche) ?
  • Quelles sont les prestations comprises (service voiturier, coût du parking, activités annexes comprises telles la piscine, le spa, des terrains de sport) ?
  • Quelles sont les heures de check in et de check out) ?
  • Existe-t-il une politique environnementale?

 

#8 Avez-vous visité le site avant de le retenir définitivement ?

Visiter le lieu de l’événement permet de rencontrer les personnes ressources et de constater l’existence de certains aspects pratiques : où disposer votre quartier général, l’aire d’inscription, l’entrée du public, la qualité des infrastructures et du service, ou encore la décoration et ses possibilités d’améliorations pour l’événement.

 

#9 Quels sont l’équipement et les infrastructures existant sur le lieu ?

Vérifier l’équipement et les infrastructures permet d’éviter certaines mauvaises surprises pendant le rush :

  • Quelles sont les facilités d’acheminement de matériel sur le lieu de l’événement ? Le cas échéant, les structures existantes, type monte charge ?
  • Existence et état du matériel proposé, type chaises et tables ?
  • Quels sont les horaires pour le montage et le démontage ?

 

#10 Qui va superviser la logistique de l’événement ?

L’organisateur peut superviser la logistique ou la déléguer à un professionnel de l’événement. Si le deuxième a un coût, il possède également de l’expérience et peut en cela être un gage d’un événement réussi. Dans le deuxième cas, vérifier les références et les agréments des entreprises spécialisées pour organiser des événements permettra à l’organisateur de sélectionner le meilleur interlocuteur possible.


 

Auteur : Edouard Teulières


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  1. Pingback : Comment choisir le lieu de votre événement ? | Poids Plume | poidsplume.biz | Edouard Teulières - concepteur rédacteur - pigiste
  2. éclirage et climatisation /

    des conseils vraiment précieux pour bien choisir l’endroit pour organiser un événement