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Antiguide de l’événementiel ou comment foirer son événement


Tout est calé, right ? Conduite technique : check. Brief équipe : check. Scène : check. Invitations : check. Sécurité : euh. Joker ?

Le diable est dans les détails (l’événementiel en est une parfaite illustration). Certes on ne peut pas penser à tout, l’erreur est humaine, tout ça tout ça. Mais gâcher son évènement à cause d’un oubli, d’une erreur apparemment anodine, ça s’avère être hyper facile. Et hyper frustrant aussi.


On ne prétendra pas ici faire un abécédaire de toutes les erreurs possibles et inimaginables. Un simple tour de table auprès de la petite équipe Couvre-Feu fait naître de multiples exemples, souvenirs douloureux, fous-rires. La magie de la mémoire transforme la boulette d’hier en belle anecdote. On oublierait presque que sur le coup on a paniqué, suffoqué, ruminé (pleuré ?).

On ne vous donnera pas non plus la formule magique pour éviter toute déconvenue. Elle n’existe pas. Le bon sens recommande rigueur, sens du détail, organisation béton etc. Mais si tu travailles dans l’événementiel tu le sais déjà tout ça n’est-ce pas ?

Voici donc quelques conseils à suivre pour compromettre la réussite de son événement et avoir quelques sueurs froides. (A prendre à contre-sens bien sûr. Ironie quand tu nous tiens.)

 

« Comment ça il fait tout noir ? »

On est le 21 décembre, on a mis sur pied un événement vraiment cool. Tout est PARFAIT. A un détail près : pris dans l’effervescence des préparatifs, on a oublié que le soleil se couche approximativement à 17h30 en cette glorieuse période de l’année. On a donc oublié de prévoir un « mode nuit » pour notre marché de Noël qui au crépuscule devient assez glauque (et dangereux). FAIL.

 

« Comment ça le monsieur il est pas content ? »

On ne le dira jamais assez : bien choisir ses prestataires c’est important. Quand il s’agit de sélectionner le personnel qui sera au contact de son public, c’est primordial. On a fait aveuglement confiance à 3615HOTHOTESSES (le site semblait vraiment sérieux) et on se retrouve avec une dizaine d’automates incapables d’accueillir et renseigner correctement ses invités ? Dommage.

 

événementiel barbies

 

« Comment ça vous n’êtes pas trompettiste ? »

On comprend bien, cet événement vous a amené à gérer approximativement 272 presta, 123 bénévoles, 51 artistes. Pas évident de se rappeler de chaque prénom. Toutefois, être bien renseigné sur les personnes avec lesquelles on va être amené à traiter le jour J reste un prérequis. Se retrouver à marcher sur des œufs parce qu’on a osé (par mégarde) qualifier un joueur de cor de trompettiste, ça met mal à l’aise. Ça peut être bien plus embêtant si on se méprend sur l’identité d’une tête d’affiche de notre festival, voire d’un client.

 

« Comment ça dans les buissons ? »

C’est pour le moins trivial, mais disons-le, un nombre de sanitaires insuffisant lors d’un événement c’est insupportable.

  1. C’est pénible pour celui qui fait la queue pendant 1h
  2. C’est pénible pour celui qui subit les conséquences des actes de ceux qui ont préféré ne pas faire la queue (tâchons de rester subtils)
  3. C’est pénible pour celui qui nettoie le site une fois l’événement terminé

Bref. C’est pénible.

 

« Comment ça pas le droit ? »

L’événementiel c’est vraiment trop fun, trop cool, trop glam, bling bling, paillettes, champagne à gogo. Oui mais non, l’événementiel c’est surtout beaucoup de travail et beaucoup de paperasse.

La rebelle attitude ça va plutôt pas mal à Pete Doherty (et encore), mais se retrouver avec un événement « hors-la-loi » parce qu’on a négligé des demandes d’autorisation, de s’assurer comme il faut, ou de bien lire un contrat, ce n’est pas sexy. Du tout.

 

« Comment ça une pyramide de déchets sur le site ? »

Foire aux huîtres – 17H : ambiance Bassin d’Arcachon, tout le monde s’éclate un verre à la main, un mollusque dans l’autre

Foire aux huîtres – Minuit : ambiance poubelle de poissonnerie, les fêtards ont déserté. Un milliard de coquilles à ramasser, c’est parti !

Ne JAMAIS oublier de prévoir une équipe de nettoyage. JAMAIS.

 

événement guide

 

« Comment ça une mutinerie ? »

Ça a tout l’air d’un beau roman d’amitié. L’équipe est motivée, soudée, animée par une énergie positive. Les premiers jours de montage se déroulent dans une ambiance bon-enfant. On en oublierait presque toute notion de hiérarchie.

Sauf que bientôt la tension est à son comble, le manager qui n’a pas su tenir les rênes ne parvient pas à diriger ses troupes et on assiste à un naufrage.

Et oui, c’est le capitaine qui fait l’équipage. D’où l’importance de bien le choisir, et de l’imposer.


On vous en passe : zapper la sécurité et assister à une émeute, zapper la com’ et créer un événement fantôme …

La morale de toutes ces histoires, c’est d’être vigilant, de ne négliger aucun aspect de l’événement, quitte à d’avantage distribuer les missions.

De la part de toute l’équipe Couvre-Feu, nous espérons que nos erreurs vous auront fait sourire et vous permettront d’en éviter certaines.


Crédits photos : Photo de couverture : Karol Franks / Photo 1 : iT@c / Photo 2 : Marlo Mancuso

 

Auteur : Anna Lou Greiner


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