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8 clés pour optimiser la relation annonceur / agence


Les bonnes relations entre l’annonceur et son agence sont essentielles pendant toute la durée de la collaboration, du développement, de la mise en œuvre et de l'évaluation des actions de communication évènementielle. Elles sont gages d’efficacité et de bon déroulement de l’événement.

Voici quelques principes pour assurer les conditions optimales d’une bonne relation entre agence et annonceur.


#1 ANTICIPATION

Afin de gérer les relations entre l’agence de communication évènementielle et l’annonceur, la conclusion d’un contrat est vivement recommandée. A défaut d’un contrat formalisé, il faut, en amont de la relation, prévoir et de discuter des moyens collaboratifs qui seront mis en œuvre entre l’annonceur et son agence. Il est également important de déterminer les rôles et missions de chacun dès le début de la relation.

 

#2 DÉFINITION DES INTERLOCUTEURS CLÉS

La désignation d’un interlocuteur privilégié de l’annonceur dans l’agence est cruciale. Il sera le véritable chef d’orchestre de l’ensemble des moyens de communication de l’annonceur et s’appuiera également sur des équipes ayant les expériences requises dans leur domaine d’activité.

De même l’annonceur de son côté doit veiller à ce que l’agence dispose d’un contact privilégié dans sa structure, qui prendra les décisions qui s’imposent et qui sera suffisamment disponible pour suivre correctement le projet. Il veillera aussi à ce que les taches confiées à l’agence soient cohérentes avec la rémunération qui lui est versée.

 

#3 PROFESSIONNALISME

Dans chacune de ses missions, l’agence de communication évènementielle s’engage à respecter les délais impartis. L’annonceur quant à lui doit mettre tout en œuvre pour permettre à l’agence de travailler dans les délais raisonnables au bénéfice de la qualité du travail fourni.

 

#4 TRANSPARENCE

Au cours de la relation de travail, l’agence de communication évènementielle doit informer l’annonceur de la répartition existante entre les prestations qu’il réalise en interne et celles pour lesquelles il a recours à des prestataires extérieurs.

De même, l’annonceur doit informer l’agence des prestataires auxquels il demande d’intervenir, lorsque leurs missions sont susceptibles d'interagir avec la sienne.

Les coûts facturés par l’agence sont également un domaine d’application privilégié de la transparence. Il est préférable pour l’annonceur d’avoir accès à ces coûts, à leur décomposition et dans certains cas à leur justification.

 

#5 IMPLICATION ET RESPECT MUTUEL

Tout au long de la collaboration, l’équipe de l’annonceur et celle de l’agence s’investissent dans un processus de réflexion, de création, et de production. Cela requiert une implication et un respect mutuel des idées de chacune.

 

#6 CONFIANCE ET CONFIDENTIALITÉ RÉCIPROQUE

Lors de la collaboration, l’annonceur fournit à l’agence toutes les informations pertinentes et nécessaires à sa mission. De la même manière, l’annonceur se voit confier des informations confidentielles propres à l’agence qui peuvent comporter des enjeux concurrentiels. Cette mise à disposition d’informations doit se faire dans un climat de confiance.

 

#7 STRUCTURE ET RIGUEUR

La collaboration entre l’annonceur et l’agence de communication évènementielle est fondamentalement déterminée par le cahier des charges annonceur, et le processus collaboratif.

Chacune des étapes de la collaboration demande une extrême vigilance. L’annonceur et l’agence travaillant ensemble doivent ainsi adopter des méthodes et des procédures rigoureuses pour valider chaque étape de travail. Ils devront s’assurer de l’organisation et de l’optimisation des différentes ressources nécessaires au bon déroulement de l’action évènementielle. Ils devront également adopter une attitude anticipative afin que l’action évènementielle soit menée à son terme dans des conditions optimales.

Les délais imposés de part et d’autre doivent quant à eux rester réalistes.

 

#8 ÉVALUATION DE LA RELATION

L’évaluation de la relation s’inscrit pleinement dans son déroulement. Elle consiste, pour l’annonceur et l’agence, à périodes régulières, à dresser un bilan au niveau de leurs engagements et satisfactions respectifs.

Cette évaluation permet d’exprimer les satisfactions réciproques, et de déterminer les éventuels problèmes. Elle est souhaitée par les deux parties car elle constitue une base de discussion qui permettra de déterminer les axes d’amélioration.

 

Quels sont pour vous les principes fondamentaux pour optimiser la relation annonceur / agence évènementielle ?


Crédit photo de couverture : Stéphanie Le Frapper


Auteur : Stéphanie Le Frapper


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