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7 étapes clés pour choisir les prestataires de son évènement

Être bien entouré lors d’un événement est essentiel pour complaire aux exigences du client et fournir un événement de qualité. Que ce soit pour un DJ, un traiteur, ou encore une structure, il est souvent difficile de s’y retrouver dans l’océan de résultats obtenus par une simple recherche Google. Afin de maximiser son efficacité et sa satisfaction vis-à-vis des services fournis, il s’avère indispensable d’adopter une véritable stratégie lors de sa recherche de prestataires.

Voici 7 étapes clés pour choisir les prestataires de son événement


DÉFINIR SES BESOINS

Le premier réflexe à adopter est de réfléchir et lister avec précision vos besoins de prestations. Si besoin, rédigez un cahier des charges en bonne et due forme. Cela vous permettra d’exposer votre demande auprès de votre prestataire, de faire une meilleure analyse des propositions reçues, notamment financières, et d’apporter des réponses plus pertinentes aux différentes interrogations de vos interlocuteurs.

Il est très probable que le prestataire connaisse mieux vos besoins que vous même. N’hésitez pas à leur demander leur avis et conseils.


VÉRIFIER SES RÉFÉRENCES ET SA RÉPUTATION

Une fois votre shortlist de prestataires faite, vérifiez leurs références : site internet, photo ou vidéo d’événements. Les avis et références des clients précédents seront précieux dans votre décision.

N’hésitez pas à consulter les autres prestataires de votre événement ou des prestataires que vous connaissez. Traiteurs, salles de réception, DJ’s sont ceux qui travaillent le plus avec différents prestataires de l’événementiel. Leurs conseils peuvent vous être précieux ! Si un nom semble revenir plus souvent que les autres, vous pouvez y aller (presque) les yeux fermés.


TESTER SA RÉACTIVITÉ

Votre prestataire doit pouvoir répondre à votre demande rapidement et vous rassurer dans votre démarche. Si vous faîtes appel à celui-ci, c’est aussi pour vous décharger.

N’hésitez pas à lui imposer des délais pour répondre à votre demande, dans la limite du raisonnable. S’il les respecte, c’est qu’il est d’une part intéressé pour réaliser la prestation, et d’autre part c’est un gage de professionnalisme. Autant de critères indispensables pour le jour J.


SE RENCONTRER

Les mails sont une bonne façon de clarifier et confirmer des éléments, mais rien ne vaut les rencontres en personne. Faites en sorte d’être en contact avec une personne qui sera véritablement en charge de votre événement le jour J, et pas seulement un commercial. Se rencontrer permettra d’établir une relation de travail stable. Selon la prestation, n’hésitez pas à demander une démonstration (repas test pour un traiteur par exemple).


ÉVALUER SES PRIX

Assurez vous d’obtenir un devis détaillé, avec tous les éléments nécessaires, afin de faire des comparaisons précises de différentes prestations. Le devis doit faire apparaître tous les frais additionnels (montage, livraison, repas...), pour éviter les mauvaises surprises.

N’hésitez pas à contacter plusieurs fournisseurs et à comparer chaque devis. Une fois tous les devis reçus, ne vous précipitez pas sur la prestation la moins chère, à moins le respect de votre budget soit un enjeu réel. Il ne faut pas lésiner sur la qualité des services.

En optant pour la mise en concurrence, Vous pouvez envisager un fournisseur de substitution. La loi du marché jouant en votre faveur, cela vous permettra d’avoir une plus grande marge de négociation et de bénéficier d’offres commerciales.


FAITES CONFIANCE À VOTRE FEELING

Entre le prix, la qualité du service et la réputation, l’équilibre est parfois difficile à atteindre. Un autre critère est à prendre en considération : votre feeling. Si vous ne vous sentez pas à l’aise avec un prestataire, ne prenez pas le risque de nuire à la qualité de votre évènement. Par contre, si le prestataire semble connaitre son sujet, a rapidement compris vos besoins et sait vous conseiller, foncez !


ENTRETENEZ LA RELATION AVEC LE PRESTATAIRE

Après avoir travaillé une première fois avec un prestataire, il est important d’entretenir de bonnes relations avec lui. Faites un debriefing, interrogez le sur son mode de fonctionnement et l’adéquation avec le votre, évoquez les points à améliorer de chaque côté. Cela permettra de construire une relation de travail efficace et optimale pour assurer la réussite des prochaines collaborations et le succès de vos futurs évènements.


 Crédit photo de couverture : Stéphanie Le Frapper
Auteur : Stéphanie Le Frapper


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