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6 ASTUCES POUR UN MAILING D’INVITATION EFFICACE


Avoir une scéno créative, une programmation au top, un planning réglé à la minute près c’est très bien. Mais pour que votre événement rencontre le succès escompté, encore faut-il qu’un nombre suffisant d’invités soient réunis pour lui conférer notoriété et assurer une bonne ambiance le jour J.

Afin d’attirer un maximum de gens, l’invitation est très importante. De plus en plus, le procédé se fait par mailing pour des raisons de praticité, de rapidité et d’efficacité.

Toutefois, l’envoi d’invitations ne se fait pas de manière anarchique. Voici 6 astuces pour un mailing efficace pour votre événement.


#1 – Faites une liste !

Ne sous-estimez pas le temps nécessaire à l’élaboration de votre listing d’invités et encore moins son importance.

La première étape est de définir les personnes que vous souhaitez convier à votre événement. Pour certaines d’entre elles vous disposerez déjà de leurs contacts. Pour les autres, il faudra consacrer quelques heures à enquêter. Google s’avérera être votre meilleur allié, mais parfois le plus simple est encore de prendre son téléphone et demander l’adresse email personnelle de l’invité convoité. (L’adresse contact est généralement beaucoup moins efficace, surtout s’il s’agit de personnes à des postes de direction).

 

#2 – Save the date & REMEMBER IT!

Vos invités ont parfois des emplois du temps surchargés. Il est important de leur signifier quand aura lieu votre événement et de leur rappeler au besoin.

Si la date de votre événement est déjà fixée, n’hésitez pas à envoyer un premier “save the date” plusieurs mois à l’avance. Cette première approche vise à donner au destinataire les informations essentielles : date, heure, lieu de l’événement.

Un mois avant le jour tant attendu, on rafraîchit la mémoire de ses invités en envoyant l’invitation officielle avec toutes les infos nécessaires.

Afin de vous faciliter la tâche, vous pouvez faire appel à des logiciels de mailing comme par exemple Campaign Monitor. Si votre base de contacts n’est pas trop importante, vous avez également accès à des logiciels gratuits tels que MailChimp.

 

TUTORIEL MAILING INVITATIONS MAILCHIMP

 

#3 – L'objet de l'attention

Il est indispensable que les destinataires connaissent instantanément et précisément la nature de votre événement.

Pour ce faire, le choix de l’objet de votre mail est crucial. Sans même avoir ouvert le mail, la curiosité de votre potentiel participant doit être suscitée pour ne pas que le message parte directement dans le dossier spams. Indiquez par exemple dès l’intitulé qu’il s’agit d’une invitation et ce à quoi le lecteur est invité (si possible donnez-lui envie, faites le rêver !).

P.S. : Évitez les symboles dans l’objet qui augmenteront le potentiel spam de votre email.

 

#4 – Mais encore ?

Maintenant que vous avez capté l’attention du destinataire grâce à l’objet de votre mail, il est prêt à l’ouvrir.

Objectif : lui donner les informations essentielles en une capture d’écran sans qu’il ait besoin de scroller pendant 2 minutes. Autrement, c’est l’abandon assuré !

Alors on dit quoi ? On rappelle en tête de message l’intitulé de l’événement, la date, le lieu.

On peut également brièvement évoquer le contenu, en particulier les informations attractives telles qu’une animation, les noms d’invités importants, d’orateurs…

N’oubliez pas non plus de faire part à votre potentiel participant d’informations utiles comme un dress code par exemple.

Enfin, l’insertion d’hyperliens vers un formulaire d’inscription, votre site internet ou encore un agenda en ligne sont autant d’outils qui permettront d’améliorer le taux d’inscription !

 

#5 – Looking good !

Le visuel de l’invitation n’est pas à négliger. La qualité graphique de votre invitation renforcera l’intérêt du lecteur.

La mise en page est très importante : attention à bien ordonner les informations par ordre d’importance, à ne pas trop charger le visuel en images pour qu’il ne soit pas directement catégorisé comme spam ou encore à utiliser des polices systèmes pour l’insertion de liens internet.

Attention également aux dimensions de l’invitation qui doit permettre aux infos de s’afficher directement dans la fenêtre mail.

Avant envoi, n’oubliez pas de faire un test afin de vérifier que tout est en ordre !

 

MAILING INVITATION CONSEILS

 

#6 – We want YOU !

Si vous avez un peu de temps devant vous, faites un effort et personnalisez vos invitations !

Le destinataire aura d’avantage envie de venir s’il sent que l’invitation lui est personnellement adressée et qu’il n’est pas qu’un invité parmi tant d’autres.

Par ailleurs, on ne s’adresse pas de la même manière à tous ses invités ! Par exemple, le ton différera selon que l’on écrit à un institutionnel ou à un blogueur.

Si vous n’avez pas le temps de personnaliser votre save the date, ou même l’invitation, il reste encore l’étape de la relance ! A l’approche de l’événement, il est pertinent de relancer les personnes n’ayant pas encore donné de réponse, soit via un email personnalisé, soit par téléphone.


Crédits photos : Photo de couverture : Bandit / Photo 1 : login.mailchimp.com / Photo 2 : Sarah Parrott

 

Auteur : Anna Lou Greiner


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  1. Novastream /

    Article très enrichissant! Effectivement le concept du mailing est un enjeu stratégique dans l’événementiel. Il n’y a pas de méthode universelle. Il faut juste savoir bien appâter les bonnes adresses mails et concevoir son mail suivant le type de client, selon le service ou produit offert. Mais présenter une infographie avec le mail serait un plus. vous en pensez quoi?

  2. Pingback : 6 conseils pour un mailing d’invitation efficace – Social Tips