Tutoriels

5 conseils pour assurer votre évènement

Vous avez missionné une agence évènementielle pour organiser votre évènement ? Vous êtes vous-même une agence organisatrice ? Voici 5 règles indispensables pour envisager sereinement votre manifestation. 


#1 : Souscrivez une responsabilité civile organisateur

Cette police d’assurance couvre tous les dommages corporels, matériels ou financiers causés aux tiers si votre responsabilité est engagée. Elle couvrira également vos fautes, omissions, retards, violations de la propriété intellectuelle (litiges SACEM et SACD sur l’utilisation d’œuvres de l’esprit), ainsi que d’éventuels retards dans la délivrance de la prestation due.

Enfin, elle couvre des dommages dans le cadre des recours de la Sécurité Sociale suite à un accident du travail. L’organisateur doit inclure les périodes de montage et de démontage de ses installations dans la période de garantie couverte par ce contrat.

Conseil : Centralisez les différentes indemnisations suite à des dommages causés par des exposants prestataires (ou par vous-même) dans l’exécution de leurs prestations. Vous souscrivez alors une assurance globale et imposez aux exposants de souscrire à leur tour une assurance.

Enfin, l’organisateur doit garder à l’esprit que l’oubli ou le non-respect d’un règlement de sécurité peuvent avoir pour conséquence la non-prise en charge d’un sinistre par son assureur.

 

#2 : Prévoyez une assurance responsabilité directe des dirigeants

La responsabilité civile organisateur protège la société organisatrice en tant que personne morale. Mais en cas de défaillance financière de la société organisatrice ou d'accident corporel grave pendant des spectacles, des répétitions ou en d’autres occasions, le chef d'entreprise peut être mis en cause à titre personnel. Un tel risque rend essentielle la mise en place d’une assurance responsabilité directe des dirigeants pour couvrir le patrimoine personnel du dirigeant de la société organisatrice.

Les dirigeants assurés peuvent être les dirigeants de droit, les mandataires sociaux, les dirigeants de fait ou les salariés pouvant exercer des fonctions de direction ou de supervision.

Une mise en cause peut intervenir en leur nom propre en cas d’infraction aux dispositions législatives et réglementaires, de violation des statuts de la société ou de simple faute de gestion. En effet, des fautes de gestion peuvent engager la responsabilité personnelle du dirigeant, quelle que soit la forme juridique de la société, pour tous les actes commis et contraires aux intérêts de la société (volontaires on non).

 

# 3 : Remplacez du matériel cassé ou volé

Le matériel doit également être assuré via une assurance tous risques matériels.

Cette assurance doit être souscrire en cas de location de matériel (les loueurs conditionnent la location du matériel à la souscription de cette assurance par le locataire). Le temps de transport dans la période de garantie doit également être pris en compte (sous peine de non indemnisation en cas de dommage pendant le dit transport).

Quand bien même l’organisateur serait propriétaire ou dépositaire du matériel, il est néanmoins vivement recommandé de souscrire ce type d’assurance en raison du prix généralement élevé du matériel.

La police d’assurance multirisques bureaux peut compléter l’assurance tous risques matériels et garantir du matériel à forte valeur en tous lieux. Elle garantit notamment : l'incendie, le bris, les événements climatiques, le vol ou la perte des biens assurés durant la manifestation ou le transport.

A noter que la police d’assurance peut garantir le matériel (loué ou non) de l’organisateur comme celui de ses prestataires ou des personnes prenant part à l’événement, tels les exposants présents sur le lieu de la manifestation.

 

# 4 : Pensez à l’assurance annulation

Pour éviter l’annulation d’un événement, l’organisateur doit souscrire une assurance annulation. Elle couvre l’organisateur contre les conséquences financières de l’annulation, l’abandon, le report ou l’interruption de son événement.

Par ailleurs, l’absence, voire la disparition d’un membre de l’équipe organisatrice peut compromettre la bonne marche de l’événement ou de la structure qui le gère. Pour éviter ces désagréments, l’organisateur peut opter pour une assurance Homme Clé. Les risques pécuniaires liés à un arrêt de travail, une invalidité ou un décès de cette personne indispensable seront alors indemnisés.

 

# 5 : Protégez le personnel

Le personnel de l’organisateur doit être assuré, comme tout personnel présent sur le site de l’événement. Ce qui inclut les artistes ou les techniciens professionnels qui font également l’objet d’un contrat de travail. Tous les salariés bénéficiant d’un bulletin de paye et défrayés, ainsi que les bénévoles peuvent être victimes d’un dommage ou causer un dommage à autrui dans l’exercice de leur fonction lors de la manifestation. Ainsi l’assurance accident professionnel jouera en cas d’accident d'un collaborateur à son domicile ou sur son lieu de travail (décès, invalidité du collaborateur, indemnités de ses ayant droit)

L’assurance EPL (réclamations liées à l’emploi) couvrira les risques liés à une mise en cause de l'organisateur pour non-respect du droit du travail (atteinte à la vie privée, licenciement sans cause réelle ni sérieuse, harcèlement moral, conditions de travail).

L’assurance fraude entreprise couvre les risques liés à des actes frauduleux commis au sein de la société organisatrice : falsifications de chèques de clients, fausse facture ou détournement de fonds par exemple.

 

Etes-vous d'accord avec ces conseils ? Et vous, quels sont les vôtres pour assurer convenablement un événement ?


Auteur : Edouard Teulières