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10 points à aborder lors d'un repérage


Rares sont les personnes qui risqueraient de louer un appartement, sans l’avoir visité auparavant ! Les risques d’y trouver de mauvaises surprises sont bien trop nombreux. La logique est la même lors de l’organisation d’un événement. Une organisation optimale nécessite un repérage efficace afin d’identifier les contraintes et avantages du lieu, et d’éviter les coûts imprévus et les problèmes de dernière minute.

Voici 10 points à aborder lors d’un repérage, pour une organisation efficace de votre événement :


#1 Capacité légale

Cela paraît évident, mais un des premiers éléments à connaître, avant même de réaliser un repérage, est la capacité légale du lieu, selon le type de soirée que vous organisez (cocktail dinatoire, diner assis...) et le nombre d’invités attendus. Ce dernier étant rarement fixe à quelques mois de l’événement, pensez à en informer votre client afin qu’il la valide selon la flexibilité du nombre d’invités prévus. Sur le long terme, il peut être intéressant de rassembler en un seul document, les différents lieux disponibles dans votre zone d’activité et leur capacité, afin de faciliter les recherches lors de la phase de prospection !

 

#2 Plan général

Le repérage, c’est le moment ou jamais pour récolter le maximum d’informations relatives au lieu et son agencement. Est-ce qu’il y a un espace traiteur, un espace de stockage, où sont les toilettes? Il y a t–il un accès handicapés, où sont les arrivées d’électricité ? Tous ces éléments vous permettront de réaliser un plan détaillé du lieu de l’événement (si la structure n’en fournit pas).

 

#3 Choix des prestataires

En discutant avec les responsables du lieu, il est primordial de leur demander avec quels prestataires ils travaillent habituellement, s’ils ont des prestataires référencés, voire exclusifs, que ce soit pour la restauration, les hôtesses, la technique ou encore la sécurité. Pensez à prendre la liste de ces prestataires, que vous pouvez envisager par la suite de contacter. Ils ont déjà travaillé dans ce lieu, et donc présentent l’avantage d’en connaître les contraintes.

 

#4 Ce qui est inclus dans le prix de la location

Le prix de la location de la salle est une chose, mais il est important de connaître ce qu’il inclut : des équipements audiovisuels sont-ils fournis ? Il y a t-il du matériel mis à disposition, un vestiaire, du mobilier, des engins (transpalette, échelles, chariot élévateur...) ? Le nettoyage est-il inclus ? Le lieu dispose t-il d’un accès Wifi ?  Autant d’informations qui permettront d’alléger ou non le budget de votre événement.

 

#5 Horaires d’accès

Les horaires inclus dans le prix ne suffisent pas toujours pour couvrir les temps de montage, d’exploitation et de démontage. Dans ce cas, il faut connaître le coût de l’heure supplémentaire et anticiper le temps nécessaire pour monter/démonter. Le lieu peut également décider d’imposer une limite de l’heure à laquelle les invités doivent impérativement partir.

 

#6 Accès/parking 

Un autre élément clé pour optimiser la logistique de l’événement, c’est l’accès au lieu. Est-il accessible en transport en commun ? Y a t-il un parking à proximité, pour les invités, les techniciens ? En cas de livraison, où se situe le quai de déchargement, il y a t-il un monte charge, et sera t–il disponible pour l’événement ?

 

#7 Sécurité

La sécurité est une question inévitable à aborder lors du repérage, car celle-ci influencera d’une part le budget de votre événement, mais aussi son bon déroulement. Le lieu dispose t-il d'un cahier des charges de sécurité, ou est-il nécessaire de fournir une notice de sécurité ?

 

#8 Gestion des déchets

De même, concernant la gestion des déchets, dans certains cas, un dispositif existant est mis à disposition. Pensez à demander son descriptif. Si le lieu n’en dispose pas, c’est un complément à prévoir dans votre organisation.

 

#9 Contrainte particulière

Chaque lieu peut présenter des contraintes particulières qu’il est difficile d’anticiper : aménagement, protection des sols.... Posez la question afin d’éviter les mauvaises surprises.

 

#10 Ne partez pas les mains vides

Avant de partir, n’oubliez pas de prendre des photos et mesures, car ces éléments s’avèrent souvent utiles par la suite. Prenez également les informations de contact du régisseur, du responsable du lieu et de toute autre personne que vous serez susceptibles de contacter pendant l’organisation de l’événement.

 

Toutes ces informations seront primordiales pour la construction de votre budget, et précieuses pour le travail des prestataires et des membres de votre équipe, que ce soit les équipes de production, de logistique, ou encore les différents techniciens. Ces repérages prennent du temps mais sont essentiels pour la réussite de vos événements.


 

Auteur : Stéphanie Le Frapper


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